Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Muzeum Krakowa

Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1)     Muzeum – należy przez to rozumieć Muzeum Historyczne Miasta Krakowa, z siedzibą: 31-011 Kraków, Rynek Główny 35, będące samorządową instytucją kultury Gminy Miejskiej Kraków.
2)     Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Muzeum Historycznego Miasta Krakowa.
3)     Pełnomocniku - należy przez to rozumieć Pełnomocnika Dyrektora ds. Sygnalistów.
4)     Sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia informacji
o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w Muzeum, w tym:
a)     pracownika Muzeum,
b)     pracownika tymczasowego,
c)     osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d)     przedsiębiorcę,
e)     członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
f)      osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy
lub dostawcy,
g)     stażystę,
h)     wolontariusza,
i)      praktykanta,
j)      osobę uczestniczącą w procesie rekrutacji do Muzeum - w przypadku zgłoszenia informacji
o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług
lub pełnienia funkcji w Muzeum lub na rzecz Muzeum,
k)     osoby wymienione w pkt. a) – j), które zakończyły już stosunek prawny stanowiący podstawę wykonywania pracy lub świadczenia usług na rzecz Muzeum, kiedy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa pozyskanej w związku z tą pracą lub świadczeniem usług.
5)     działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Muzeum w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
6)     działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie
lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem
lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza
lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
7)     informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło
lub prawdopodobnie dojdzie w Muzeum, gdzie Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji
lub w innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą w Muzeum , lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
8)     informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
9)     kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Muzeum lub na rzecz Muzeum, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
10)  osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną
lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa,
lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
11)  osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
12)  osobie powiązanej z Sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu
art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (tj. małżonka, wstępnego, zstępnego, rodzeństwo, powinowatego w tej samej linii lub stopniu, osobę pozostającą w stosunku przysposobienia oraz jej małżonka, a także osobę pozostającą we wspólnym pożyciu).
13)  zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć pisemne lub ustane przekazanie Muzeum informacji o naruszeniu prawa.
14)  zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
15)  Procedurze - należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych  w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa.
16)  Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie Sygnalistów.


1.     Naruszeniem prawa, które może zostać zgłoszone przez Sygnalistę w trybie Procedury -  jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a)     korupcji;
b)     zamówień publicznych;
c)     usług, produktów i rynków finansowych;
d)     przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e)     bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f)      bezpieczeństwa transportu;
g)     ochrony środowiska;
h)     ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i)      bezpieczeństwa żywności i pasz;
j)      zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k)     zdrowia publicznego;
l)      ochrony konsumentów;
m)   ochrony prywatności i danych osobowych;
n)     bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o)     interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p)     rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q)     konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach  jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. a-p.
2.     Muzeum nie przewiduje możliwości zgłaszania informacji o naruszeniach prawa w trybie niniejszej Procedury w zakresie szerszym niż wskazany w ust. 1.  


Sygnalista podlega ochronie wskazanej w niniejszej Procedurze od chwili dokonania zgłoszenia
lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.


Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.


Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.


1.     Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
a)     odmowie nawiązania stosunku pracy;
b)     wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c)    niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony
po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy
o pracę na czas określony - w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie,
że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d)     obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e)     wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f)      pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą
lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g)     przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h)     zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i)      przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
j)      niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k)     negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l)      nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
o podobnym charakterze;
m)   przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n)     mobbingu;
o)     dyskryminacji;
p)     niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
q)     wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
r)      nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s)      działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t)      spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u)     wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,
w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
2.     Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 1.
3.     Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 1 i 2,
nie jest działaniem odwetowym.
4.     Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej 
w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.


1.     Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis § 6 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
2.     Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a)     wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
b)     nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
w szczególności zezwolenia lub ulgi.
3.     Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.


1.     W Muzeum nie są przyjmowane zgłoszenia wewnętrzne anonimowe. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w formie pisemnej winien podpisać je swoim imieniem i nazwiskiem, a w przypadku zgłoszenia w formie ustnej - Sygnalista powinien przedstawić się swoim imieniem i nazwiskiem.
2.     Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo w formie pisemnej będą niszczone bezpośrednio po ich otwarciu, bez podejmowania w ich sprawie działań następczych. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo w formie ustnej nie będą dalej procedowane.


W Muzeum przyjmowane są zgłoszenia wewnętrzne:
a)     pisemne – dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej,
b)     ustne - dokonane telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub podczas bezpośredniego spotkania.


1.     Osobą upoważnioną w Muzeum do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych jest wyznaczony przez Dyrektora spośród pracowników Muzeum  Pełnomocnik Dyrektora ds. Sygnalistów.
2.     Zgłoszenie wewnętrzne pisemne winno zostać dokonane na formularzu  stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
3.     Zgłoszenie wewnętrzne pisemne w postaci papierowej (wypełniony i podpisany formularz) może zostać:
a)     wysłane pocztą elektroniczną na adres mailowy: sygnalista@muzeumkrakowa.pl lub
b)     wysłane pocztą tradycyjną na adres korespondencyjny: Pełnomocnik Dyrektora
ds. Sygnalistów, Muzeum Historyczne Miasta Krakowa, 31-011 Kraków, Rynek Główny 35
– z dopiskiem: do rąk własnych lub
c)     przekazane bezpośrednio w Sekretariacie Muzeum, 31-011 Kraków, Rynek Główny 35
w zamkniętej nieprzezroczystej kopercie zaadresowanej: Pełnomocnik Dyrektora
ds. Sygnalistów - z dopiskiem: do rąk własnych.
4.     Dostęp do adresu mailowego sygnalista@muzeumkrakowa.pl oraz do poczty tradycyjnej (papierowej) ma wyłącznie Pełnomocnik.
5.     Pracownicy Muzeum obsługujący pocztę ani żaden inny pracownik Muzeum nie są upoważnieni do otwierania korespondencji zaadresowanej do Pełnomocnika Dyrektora ds. Sygnalistów. Powinni natomiast na kopercie nanieść datę wpływu korespondencji do Muzeum, a następnie umieścić nieotworzoną kopertę w teczce korespondencyjnej Pełnomocnika.
6.     Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej może nastąpić pod nr tel. 12 6192346 od poniedziałku do piątku w godz. 12.00. do 15.00. Osoba dokonująca zgłoszenia w tej formie winna, bez przedstawiania się, poprosić do telefonu  Pełnomocnika Dyrektora ds. Sygnalistów i dokonać mu zgłoszenia. Osoba dokonująca zgłoszenia obowiązana jest przedstawić się Pełnomocnikowi po podjęciu przez niego rozmowy.  Rozmowa (zgłoszenie) obejmować powinna co do zasady poszczególne punkty wskazane w Formularzu zgłoszenia wewnętrznego pisemnego dot. naruszenia prawa w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury.
7.     Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane przez Pełnomocnika w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. O zamiarze skorzystania z tego uprawnienia osoba zgłaszająca informuje Pełnomocnika w trakcie rozmowy.
8.     Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania.  W przypadku otrzymania takiego wniosku Pełnomocnik zobowiązany jest zorganizować spotkanie w terminie 14 dni od dnia otrzymania  wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane przez Pełnomocnika w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, który Sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić  przez jego podpisanie. O zamiarze skorzystania z tego uprawnienia Sygnalista informuje Pełnomocnika w trakcie spotkania. Spotkanie winno zostać zorganizowane w sposób umożliwiający zachowanie anonimowości przez Sygnalistę, w warunkach swobodnej rozmowy.
9.     Pełnomocnik jest zobowiązany do zachowania wszelkich danych osobowych Sygnalisty
w tajemnicy, chyba że Sygnalista wyraźnie wyrazi zgodę na ujawnienie danych.
 
1.     Po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego Pełnomocnik obowiązany jest w terminie do 7 dni od dnia otrzymania potwierdzić Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia – chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu na który należy przekazać potwierdzenie. Potwierdzenie następuje na formularzu wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Procedury.
2.     Pełnomocnik, niezwłocznie po przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego obowiązany jest  rozpocząć podejmowanie działań następczych, w tym: dokonać weryfikacji informacji przekazanej w zgłoszeniu, prowadzić dalszą komunikację z Sygnalistą,  występować o ewentualne dodatkowe informacje oraz przekazać Sygnaliście informację zwrotną, obejmującą informację o planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
3.     Informację zwrotną, o której mowa w ust. 2 Pełnomocnik powinien przekazać Sygnaliście maksymalnie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba
że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
4.     W ramach działań następczych Pełnomocnik obowiązany jest zebrać informacje pozwalające
na dokonanie oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, dotyczących naruszenia prawa, a także na  przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
W tym celu Pełnomocnik z należytą starannością powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i uzyskać od różnych komórek organizacyjnych Muzeum dokumenty i informacje pozwalające na weryfikację zgłoszenia.  W przypadku potwierdzenia prawdziwości informacji
ze zgłoszenia i potwierdzenia naruszenia prawa, Pełnomocnik przygotowuje Dyrektorowi propozycję działań, które powinno podjąć Muzeum w związku ze stwierdzonym naruszeniem,
w tym: opracowanie lub aktualizację wewnętrznych procedur pozwalających na  prowadzenie działalności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, rozwiązanie umowy o pracę, rozwiązanie umowy współpracy, wniesienie oskarżenia lub zawiadomienie odpowiedniej instytucji, wystąpienie z pozwem, inne działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych.
5.     Pracownicy Muzeum, do których o wyjaśnienie sprawy zwróci się Pełnomocnik działający w trybie niniejszej Procedury, obowiązani są udzielić mu wszelkiej pomocy w ramach posiadanych kompetencji, w tym udostępnić niezbędną dokumentację oraz przekazać żądane
przez Pełnomocnika informacje.
6.     W przypadku, gdy sprawa naruszenia prawa wskazana w zgłoszeniu jest skomplikowana, Pełnomocnik może wystąpić do Dyrektora o powołanie do jej wyjaśnienia zespołu złożonego
z pracowników Muzeum lub/oraz osób trzecich posiadających niezbędną wiedzę merytoryczną.
W takim przypadku działania następcze podejmowane są przez powołany zespół, jednakże
z zastrzeżeniem, że dane osobowe Sygnalisty znane są wyłącznie Pełnomocnikowi, który nie może ich udostępnić innym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Pełnomocnik obowiązany jest zanonimizować  zgłoszenie w taki sposób, aby dane osobowe Sygnalisty oraz ewentualnie  osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu nie zostały ujawnione.
7.     W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy działań osoby wykonującej funkcję Pełnomocnika – zgłoszenie winno zostać przekazane bezpośrednio Dyrektorowi, który wyznaczy osobę właściwą do przeprowadzenia działań następczych w sprawie zgłoszenia. Zakaz prowadzenia działań odwetowych wobec Sygnalisty oraz inne postanowienia Procedury - stosuje się odpowiednio.


1.     Pełnomocnik obowiązany jest prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w formie pisemnej,
wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Procedury.
2.     Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych pełnomocnik dokonuje na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
3.     Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
a)     numer zgłoszenia;
b)     przedmiot naruszenia prawa;
c)     dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d)     adres do kontaktu Sygnalisty;
e)     datę dokonania zgłoszenia;
f)      informację o podjętych działaniach następczych;
g)     datę zakończenia sprawy.
4.     Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.


1.     Wszelkie dokumenty związane z działaniami prowadzonymi w związku z niniejszą Procedurą przechowywane są przez Pełnomocnika w oddzielnej, zamykanej na klucz szafce, do której dostęp na wyłącznie Pełnomocnik.  Drugi, zapasowy egzemplarz klucza jest zdeponowany u Kierownika Działu Kadr, Płac i Spraw Personalnych.
2.     Muzeum gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3.     Pełnomocnik przed przystąpieniem do wykonywania swoich funkcji otrzyma od Dyrektora pisemne upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1. Osoba pełniąca funkcję Pełnomocnika obowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
4.     Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Muzeum przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5.     Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.


1.     Począwszy od 25.12.2024 r. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2.     Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3.     Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega
na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
4.     Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5.     Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego. Informacja obejmuje co najmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane, oraz datę przekazania.
6.     Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
7.     Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
8.     Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana Sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
9.     W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista podaje adres do kontaktu.
10.  Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych Rzecznik Praw Obywatelskich nie realizuje obowiązków informacyjnych w stosunku do Sygnalisty.
11.  Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Przepisy art. 26 ust. 2-8 Ustawy stosuje się odpowiednio.
12.  Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
1)     w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2)     w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
13.  Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
14.  Na żądanie Sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy.


1.     W przypadku zmiany osoby wykonującej obowiązki Pełnomocnika wszelka dokumentacja  wytworzona w trakcie działań prowadzonych i w związku z niniejszą Procedurą, w tym rejestr zgłoszeń wewnętrznych, winna zostać przekazana przez dotychczasowego Pełnomocnika – nowo wyznaczonej osobie. W przypadku gdy z jakichś przyczyn jest to niemożliwe,  Kierownik Działu Kadr, Płac i Spraw Personalnych przekazuje nowemu Pełnomocnikowi zapasowy klucz do szafki
z dokumentami, a ten dokonuje przejęcia dokumentacji, co zostaje potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.
2.     Pracownicy Muzeum zostają powiadomieni o treści Procedury poprzez ogłoszenie zarządzenia Dyrektora wprowadzającego Procedurę wysłanego na adresy poczty elektronicznej pracowników. Procedura jest dodatkowo zamieszczona w Intranecie oraz w Internecie na stronie www.muzeumkrakowa.pl
3.     Osoba odpowiedzialna w Muzeum za zamieszczanie ogłoszeń rekrutacyjnych obowiązana jest zamieścić w treści ogłoszenia informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej
w Muzeum Krakowa wraz ze wskazaniem adresu strony internetowej, na której możliwe jest zapoznanie się z Procedurą przez osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy
lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Muzeum. W przypadku gdy rekrutacja nie jest poprzedzona ogłoszeniem – pracownik odpowiedzialny za proces rekrutacji przekazuje osobom wskazanym powyżej informacje
o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
4.     W zakresie nieuregulowanym Procedurą – stosuje się odpowiednie przepisy Ustawy.
5.     Niniejsza Procedura została ustalona w wyniku konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi przeprowadzonymi na zasadach wskazanych w art. 24 Ustawy i wchodzi w życie 
po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia zarządzenia Dyrektora wprowadzającego Procedurę w sposób wskazany w ust.  2.

Załącznik nr 1 do Procedury - FORMULARZ ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO PISEMNEGO DOT. NARUSZENIA PRAWA W MUZEUM HISTORYCZNYM MIASTA KRAKOWA

Załącznik nr 2 do Procedury - POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO

Załącznik nr 3 do Procedury - REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH MUZEUM KRAKOWA